6 STRATEGIES EFFICACES POUR VAINCRE LA PROCRASTINATION

NB: Le genre masculin dans le présent article est utilisé dans le seul but d'alléger le texte; il inclut les deux genres.

Cet article intervient à la suite de celui titré "Sortir de la procrastination" (https://www.leadhumanpotential.com/post/sortir-de-la-procrastination). En effet, Il existe plusieurs méthodes pour en sortir. Toutefois, dans le cadre de cet article nous listerons uniquement 6 stratégies efficaces pour vaincre à terme la procrastination. Nous avons axé notre analyse uniquement sur le plan professionnel. Toutefois, ces stratégies peuvent très bien aussi s’adapter sur le plan personnel, familial, académique, sportif, etc.

Parler de stratégies impose tout d’abord d’identifier les différents types de procrastination puis d’y apporter les propositions pour en sortir.

A. QUEL TYPE DE PROCRASTINATEUR ETES-VOUS ?

Pour les coachs Ali Schiller and Marissa Boisvert, il existe 4 types de procrastinateurs :

* L’exécutant de dernière minute

Credo : « Je ne suis efficace que lorsque je suis soumis à beaucoup de pression »

La particularité de ce type de procrastinateur est qu’il prend tout son temps et ne commence la tâche seulement lorsqu’il ne reste que peu de temps pour l’accomplir. L’une de ses excuses favorites est qu’il ne travaille mieux que lorsqu’il est sous pression. Bien que réussissant quelque fois à achever ses tâches, celui-ci ne respecte toujours pas les standards escomptés et est susceptible de commettre plus d’erreurs. Ce procrastinateur tombe le plus souvent sous le coup de la Loi de Parkinson (Voir stratégie 5 ci-dessous).

* Le Submergé :

Credo : « Je suis très occupé »

C’est un expert pour établir des listes, des chronogrammes par conséquent son agenda est toujours rempli de tâches à accomplir . Il a tellement des choses à faire au point de ne plus savoir par quel bout commencer. Ceci crée une grande confusion sur ses priorités. Par conséquent, plusieurs tâches ne sont au final pas accomplies avec pour prétexte le volume de travail considérable.

* L’épuisé :

Credo : « Je suis très fatigué, j’ai besoin de me distraire un peu et/ou de me reposer »

Procrastinateur passif par essence, il est très porté sur les distractions. Il se laisse facilement emporter par les activités inutiles ou pas simplement pertinentes à un moment où il y a pourtant des choses plus importantes à effectuer.

* Le perpétuel innovateur :

Credo : « Je viens d’avoir une meilleure idée »

Ayant généralement une imagination débordante, ce type de procrastinateur a toujours une nouvelle idée, mais qui malheureusement sera très vite oubliée pour une autre. Il est toujours très enthousiaste par rapport à la dernière idée qu’il a eue, à la dernière formation pratique à laquelle il a pris part. Il sera d’ailleurs assez pressé d'en implémenter les enseignements sur le terrain mais parcequ'il se lasse rapidement, il n'y aura AUCUN suivi consistant.

B. 6 STRATEGIES EFFICACES POUR VAINCRE LA PROCRASTINATION

1. Fixer des objectifs Clairs, Faisables, Mesurables et temporels

L’absence de définition d’un cadre précis dans la poursuite d’un objectif peut souvent être à l'origine de la procrastination. Pour ce faire, il est très important de définir un objectif assez détaillé. On peut à ce niveau :

Utiliser la méthode SMART. Un objectif doit être :

- Spécifique : Il doit être clairement identifié et ne pas apparaître ambigu ou confus.

- Mesurable : Il doit être évaluable sur la base d’indicateurs quantitatifs ou qualitatifs fiables

- Ambitieux : Il doit être assez grand afin de toujours permettre d'aller vers « l’extra mile »

- Réaliste : Il doit être faisable autrement dit l'environnement général (contexte politique, économique, sociale, culturel) doit être un cadre propice à son atteinte.

- Temporel : Il doit pouvoir se reposer sur un « deadline », un temps nécessaire afin qu’il soit atteint, contenir des niveaux intermédiaires (x en mars puis y en juin pour atteindre l'objectif final en octobre). A ce niveau, la différence entre une idée réaliste et une utopie réside dans la capacité de la première à s’inscrire dans une durée réelle.

Dans ce contexte, il est nécessaire de mesurer son temps utile, d’entrainer son subconscient en se répétant les questions suivantes :

· « Que puis-je faire d’important et d’urgent ICI ET MAINTENANT ? »

· « Où va tout mon temps utile ? Dans quelles activités ? »

2. Organiser, ranger son espace de travail :

L’un des éléments à observer sur l'espace de travail d’un procrastinateur, est la présence de beaucoup de documents qui n’ont forcément pas d’importance ou de grande pertinence. Cela donne l’impression au procrastinateur et surtout aux personnes qui l’entourent qu’il est "surbooké".

Un bureau mieux organisé permet de gagner en temps, de se concentrer sur les priorités et surtout permet de se sentir léger. Il serait même important de réduire son espace de travail (bureau) pour ne pas tomber sous le coup de la Loi de Douglas. Pour rappel, la Loi de Douglas stipule que plus vous avez de l’espace dans votre bureau par exemple, plus vous chercherez à le combler.

Il apparaît donc important de ne laisser sur sa table que les documents et les outils nécessaires pour travailler.

3. Informer deux (2) personnes que vous respectez et en qui vous avez confiance :

L’un des moyens efficaces de sortir de la procrastination consiste lorsqu’on a décidé de faire quelque chose, d’informer deux (2) personnes qu’on respecte (parents, amis, Partenaire, Manager). Dès lors que ces personnes seront au courant de votre intention, vous avez l'obligation morale de vous mettre à la tâche de peur de les décevoir. Le procrastinateur trouvera difficilement une excuse dans ces conditions quoique les « experts-procrastinateurs » sont par ailleurs experts en justifications et excuses de tous genres.

4. Appliquer la règle des 2 minutes :

Un des moyens les plus efficaces de vaincre la procrastination est la règle des 2 minutes (2 minutes rule) développée par David Allen dans son Bestseller Get Things Done. D’après lui, lorsque l’exécution d’une tâche prend moins de 2 minutes, alors exécutez ladite tâche MAINTENANT au lieu de perdre du temps à la reprogrammer. Il estime qu’il est plus rentable d'évacuer ladite tâche à l’instant au lieu de proroger son execution pour plus tard.

5. Ne pas tomber sous le coup de la Loi de Parkinson :

La loi de Parkinson stipule que le temps investi dans un travail varie en fonction du temps disponible. Autrement dit, plus vous disposerez de temps pour accomplir une tâche qui normalement en prend moins, plus vous utiliserez totalement le temps disponible sans vous presser et vous ne l’exécuterez qu’à l’approche du délai.

Si vous donnez une (1) journée à votre collaborateur pour traiter un dossier (qui normalement prends 30 minutes de traitement). Soit il le fera en fin de journée ou tout simplement il le traitera dans la matinée à quelques heures ou minutes du deadline.

Maintenant donnez à ce collaborateur le même dossier mais accordez-lui cette fois 25 minutes pour le traiter et dites-lui qu’à la 32ème minute vous l’emporterez avec vous pour une réunion urgente et importante. Vous serez agréablement surpris du résultat !

Eviter de tomber sous le coup de la Loi de Parkinson revient donc à développer le sens de l’urgence dans ce qu’on fait permet non seulement de ne pas procrastiner mais aussi de gagner du temps. Il est donc important de contrôler la rentabilité de son temps investi en finissant toujours avant le delai fixé.

6. Avoir le courage de se déconnecter de certaines distractions :

Certaines distractions au moment où un travail ou une tâche importante doit être effectuée doivent être proscrites et ou maitrisées. La bonne nouvelle est que les distractions ont existé HIER, existent AUJOURD’HUI et elles existeront toujours DEMAIN. Par contre, votre TEMPS UTILE quant à lui ne se renouvelle pas. Vous le consommez exactement de la même façon qu'un véhicule consomme du carburant.

Alors Netflix peut attendre. Il n' y a aucune obligation de tout lire et de tout commenter, en temps réel sur facebook, LinkedIn, WhatsApp, Twitter etc… surtout au moment de travailler. Personne ne vous oblige à décrocher et/ou à rester au téléphone à chaque appel surtout pour échanger sur des choses qui n’ont aucun rapport direct avec vos activités professionnelles. Et pourquoi ne TOUT SIMPLEMENT pas se déconnecter des réseaux sociaux au moment où on est occupé dans ses activités quotidiennes (Sauf pour les commerciaux, community managers, et autres managers pour qui les RS sont des outils de travail indispensables) pour y revenir lorsqu’on a achevé ses tâches?

Les questions aujourd’hui sont :

1. Quelles autres stratégies pour vaincre la procrastination ajouteriez-vous à cette liste ?

2. Qu’est-ce qui vous pousse ou vous maintient dans la procrastination ?

3. Quelles actions entreprendrez-vous dès aujourd’hui ?

4. Quelles sont vos prochaines étapes ?